Création de stand et ces nouveautés

PLANNING

Temps

Tâches à accomplir

Observation

12 mois

• Location du stand

Plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacement stratégique.

11 mois

• Sélection des produits à exposer

Les produits seront choisis en fonction du public visé.

10 mois

• Etude de la décoration du stand
• Réservation de l'hôtel

La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage des visiteurs.
Il faut réserver l'hôtel à l'avance car en période d'exposition, ces derniers sont souvent complets.

9 mois

• Conception du stand
• Préparation du matériel à exposer

La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu'un stand livré par l'organisateur.
Il faut penser à un emballage adapté au mode de transport.

8 mois

• Réservation des branchements d'eau, d'électricité (téléphone, fax)

7 mois

• Mise au point d'une politique promotionnelle

L'animation du stand accentue l'impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère.

6 mois

• Choix des hommes et des hôtesses

Choisir des professionnels.

5 mois

• Formation du personnel

L'accueil doit être impeccable, c'est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile.

4 mois

• Vérification du matériel
• Réservation du transport du matériel
• Préparation de la documentation d'entreprise (plaquette, catalogue)
• Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants

Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d'expositions.

3 mois

• Réservation des billets d'avion
• Vérification des passeports
• Préparer les cartons d'invitations

Les invitations sont les meilleurs moyens d'assurer des visiteurs et de fidéliser sa clientèle.

2 mois

• Faire une demande d'assurance foire ou prospection
• Faire une demande de visas (si nécessaire)
• Faire les vaccinations requises

1 mois

• Demande de carnet ATA (documents douaniers pour l'expédition d'échantillons)
• Envoi des invitations

Les derniers jours

• Expédition des produits
• Départ du personnel
• Aménagement du stand
• Vérification du stand
• Vérification des produits
• Contrôle de la sécurité

La période d'expédition des produits peut être plus longue en cas de destination lointaine et l'aménagement du stand dépend de l'ouverture du hall d'exposition aux exposants.